মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের দেশ-বিদেশে সরকারি সফরের ব্যয় পরিশোধ ও অগ্রিম অর্থ বরাদ্দে নতুন করে কড়াকড়ি আরোপ করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। সরকারি অর্থ ব্যবহারে স্বচ্ছতা ও আর্থিক শৃঙ্খলা নিশ্চিত করতে ভ্রমণ শেষে নির্দিষ্ট প্রমাণক দাখিল থেকে শুরু করে অগ্রিম অর্থ সমন্বয়ের সময়সীমা—সব ক্ষেত্রেই দেওয়া হয়েছে সাতটি বাধ্যবাধকতা।

গত ৩ সেপ্টেম্বর মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে এ-সংক্রান্ত পরিপত্র জারি করা হয়। উপসচিব (অতিরিক্ত দায়িত্ব) শারমিন ইয়াসমিন এতে স্বাক্ষর করেন।

পরিপত্র অনুযায়ী, সরকারি কাজে দেশ বা বিদেশে সফর শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগে প্রয়োজনীয় কাগজপত্রসহ ভ্রমণ বিল জমা দিতে হবে।

বিদেশ সফরে অনুমোদনের কপি বাধ্যতামূলক

বিদেশ সফরের ক্ষেত্রে ভ্রমণ বিলের সঙ্গে সরকারপ্রধান কর্তৃক অনুমোদিত সারসংক্ষেপের অনুলিপি জমা দিতে হবে।

অভ্যন্তরীণ সফরের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে জারি করা মূল অফিস আদেশের কপি বিলের সঙ্গে সংযুক্ত করতে হবে।

বিমান ভ্রমণের ক্ষেত্রে মূল টিকিটের পাশাপাশি ব্যবহৃত বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচিও জমা দিতে হবে। অন্য যানবাহন ব্যবহারের ক্ষেত্রে প্রকৃত ভাড়ার টিকিট এবং দেশে বা বিদেশে হোটেলে অবস্থানের ক্ষেত্রে পরিশোধিত মূল বিলের কপি দিতে হবে।

বিদেশি মুদ্রার হিসাবও দিতে হবে

বিদেশ সফরের ক্ষেত্রে স্থানীয় মুদ্রা টাকার সঙ্গে বৈদেশিক মুদ্রার বিনিময় হার-সংক্রান্ত আনুষ্ঠানিক বিবরণী জমা দিতে হবে। আনুষঙ্গিক খরচের ক্ষেত্রেও সংশ্লিষ্ট ভাউচার দাখিল বাধ্যতামূলক করা হয়েছে।

এক মাসের মধ্যে অগ্রিমের হিসাব

সরকারি সফরের জন্য অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ নির্দেশনা অনুসরণ করতে বলা হয়েছে।

সফর শেষে দেশে বা কর্মস্থলে ফেরার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম নেওয়া অর্থের সমন্বয় বিল জমা দিতে হবে। আগের সফরের অগ্রিম অর্থ নিয়ম অনুযায়ী সমন্বয় না করা পর্যন্ত সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি বা দপ্তরের জন্য পরবর্তী কোনো সরকারি সফরে অর্থছাড় বা নতুন বরাদ্দ দেওয়া হবে না।

শেষ মুহূর্তের প্রশাসনিক জটিলতা এড়াতে প্রয়োজনীয় সময় হাতে রেখে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের আবেদন করতেও নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।

অনুমোদিত সময়ের বেশি বিদেশে থাকলে খরচ দেবে না সরকার

সরকারপ্রধান অনুমোদিত সফরের মেয়াদ শেষ হওয়ার পর কেউ বিদেশে অবস্থান করলে অতিরিক্ত সময়ের ব্যয় সরকার বহন করবে না। অতিরিক্ত সময় অবস্থানের জন্য নতুন করে আনুষ্ঠানিক অনুমোদন নিতে হবে।

ভ্রমণ বিলের তিন সেট জমা

হিসাব সংরক্ষণ ও নিরীক্ষা সহজ করতে প্রতিটি ভ্রমণ বিলের মূল কপিসহ মোট তিন সেট নথি জমা দিতে হবে। বিলের সঙ্গে দেওয়া সব ফটোকপিও যথাযথ কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে সত্যায়িত হতে হবে।

পরিপত্রটি কার্যকরের জন্য সরকারের সিনিয়র সচিব, সচিব, মন্ত্রী ও প্রতিমন্ত্রীদের একান্ত সচিব (পিএস), মন্ত্রিপরিষদ সচিবের একান্ত সচিব, প্রধান হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা এবং সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তাদের (ডিডিও) কাছে পাঠানো হয়েছে।

সাধারণ তথ্য ও স্বচ্ছতার স্বার্থে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের দাপ্তরিক ওয়েবসাইটের পরিপত্র বক্সেও এটি আপলোড করার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।